En tant que Finance & Admin officer, vous soutenez le suivi administratif, comptable et organisationnel au quotidien. Vous assurez le traitement et le suivi corrects des factures, dossiers de véhicules et assurances. Vous suivez la boîte mail et le téléphone avec précision afin que le fonctionnement quotidien reste efficace et clair.

Facturation

• Suivre et traiter les factures d'achat et de vente
• Encoder les factures via Exact Online et Zenvoices
• Suivre les situations en suspens ou anormales, telles que notes de crédit, acomptes, paiements ou questions de fournisseurs et clients relatives à la facturation
• Lier les factures et documents correspondants au bon véhicule, afin que chaque dossier auto soit complet et facilement consultable

Parc automobile & assurances

• Suivre l'administration des véhicules de société et de remplacement
• Traiter et suivre correctement les plaques d'immatriculation, contrats, assurances et modifications de véhicules
• Établir les listes de stock, les tenir à jour et les améliorer si possible
• Mettre en ordre administrativement les dossiers d'assurance et sinistres
• Assurer le suivi administratif des dossiers de garantie

Administration & accueil

• Suivre la boîte mail, le téléphone et l'administration générale, avec une approche professionnelle et orientée client
• Enregistrer, suivre et transmettre correctement les questions des fournisseurs, clients et collègues
• Classer la documentation des véhicules de manière ordonnée et complète, y compris les attestations de conformité, contrats et documents pertinents
• Travail préparatoire en matière de prévention et de protection au travail
• Soutien à l'accueil lorsque nécessaire

Qui recherchons-nous ?

Compétences

• Précis et ordonné
• Fiable et discret
• Aimable et orienté client
• Autonome et proactif
• Résistant au stress et orienté priorités
• Flexible au sein d'une PME familiale

Compétences pratiques

• Bonne connaissance d'Excel et d'Office en général
• La connaissance d'Exact Online est un atout
• Expérience avec, ou volonté d'apprendre rapidement, les logiciels Apple
• Connaissances de base en français et en anglais, surtout à l'oral
• Bon sens de l'organisation administrative et méthode de travail structurée

Formation & expérience

• De préférence un diplôme de bachelier ou une expérience équivalente
• Quelques années d'expérience administrative et comptable pertinente sont souhaitées
• L'attitude, la précision et la fiabilité comptent au moins autant qu'un diplôme ou une expérience sectorielle