Office Assistant

Over ons

Auto's Verschueren is een vaste waarde in de automobielsector, actief in de verkoop van jonge, kwalitatieve tweedehandswagens. Kwaliteit, correcte voorbereiding en een professionele presentatie van voertuigen staan centraal.

AVI Mobility is het zusterbedrijf en fungeert als B2B servicepartner voor autobedrijven. Wij staan in voor de technische, cosmetische en logistieke voorbereiding van voertuigen vóór verkoop, aflevering of remarketing.

Werken bij Auto's Verschueren en AVI Mobility staat voor een nieuwe, ruime werkplaats met moderne machines en de beste materialen. Duidelijke processen, structuur en bovenal respect voor vakmanschap en kwaliteit.

Functie omschrijving

Als Office Assistant ondersteun je in de dagelijkse administratieve, boekhoudkundige en organisatorische opvolging. Je zorgt voor een correcte verwerking en opvolging van facturen, voertuigdossiers en verzekeringen. Je volgt de mailbox en telefonie accuraat op zodat de dagelijkse werking efficiënt en overzichtelijk verloopt.

Facturatie

Opvolgen en verwerken van aankoop- en verkoopfacturen
Inboeken van facturen via Exact Online en Zenvoices
Opvolgen van openstaande of afwijkende situaties, zoals creditnota's, voorschotten, betalingen of leveranciers- en klantenvragen rond facturatie
Koppelen van facturen en bijhorende documenten aan het juiste voertuig, zodat elk autodossier volledig en makkelijk raadpleegbaar is

Wagenpark & verzekeringen

Administratie van bedrijfswagens en vervangwagens opvolgen
Nummerplaten, contracten, verzekeringen en voertuigwijzigingen correct verwerken en opvolgen
Stocklijsten opmaken, actueel houden en waar mogelijk verbeteren
Verzekeringsdossiers en schadegevallen administratief in orde brengen
Garantiedossiers administratief opvolgen

Administratie & onthaal

Mailbox, telefonie en algemene administratie opvolgen, met een klantvriendelijke en professionele aanpak
Vragen van leveranciers, klanten en collega's correct registreren, opvolgen en doorgeven waar nodig
Voertuigdocumentatie ordelijk klasseren en volledig houden, inclusief gelijkvormigheidsattesten, contracten en relevante documenten
Voorbereidend werk rond preventie en bescherming op het werk
Ondersteuning aan het onthaal wanneer nodig

Wie zoeken we?

Competenties

Nauwkeurig en ordelijk
Betrouwbaar en discreet
Klantvriendelijk en beleefd
Zelfstandig en proactief
Stressbestendig en prioriteitsgericht
Flexibel in een familiale KMO

Praktische vaardigheden

Goede kennis van Excel en Office in het algemeen
Kennis van Exact Online is een troef
Ervaring met of bereidheid om snel te leren werken met Apple Software
Basiskennis Frans en Engels, vooral mondeling
Sterk administratief inzicht en gestructureerd te werk gaan

Opleiding & ervaring

Bij voorkeur een bacheloropleiding of gelijkwaardige ervaring
Een aantal jaren relevante administratieve, boekhoudkundige ervaring is gewenst
Attitude, nauwkeurigheid en betrouwbaarheid zijn minstens even belangrijk als diploma of sectorervaring

Wat bieden we?

Een veelzijdige rol waarin je structuur brengt in de dagelijkse werking en echt mee impact maakt op het bedrijf
Een vaste en voltijdse arbeidsovereenkomst in een 40/u week met 12 ADV dagen
Werken binnen een stabiel en professioneel bedrijf
Een familiale werkomgeving
Moderne infrastructuur op een nieuwe locatie
Correct loon en extralegale voorwaarden volgens kennis en ervaring
Bedrijfswagen is bespreekbaar

Contacteer ons

Ben jij administratief sterk, nauwkeurig en krijg je energie van structuur brengen in een dynamische automotive omgeving? Dan leren we jou graag kennen.

Solliciteren?